恩典埃利斯
为什么Excel会伤害你的建筑公司
如果你曾经觉得自己是Excel预算模板、进度计划或其他形式的施工管理表格的受害者，请举手。你是不是开始对每一个判罚都感到愤怒了?和#N/A你看到了吗?每次要在多张表格中输入相同的数据时，你会咬牙切齿吗?你的公式中是否充斥着毫无意义的数字?深呼吸，思考一下这个快速的想法;没有Excel的建筑公司
你可能会想，“等等，你是说我不需要使用Excel?”是的，这比你想象的要容易得多。
在过去，Excel曾一度改变了游戏规则。事实上，最初于1985年发布的Excel已经有将近33年的历史了，现在是时候让贵公司将这款软件提前退休了。就像会计纸质分类账在数字化出现之前的作用一样，随着Quickbooks等复杂易用的软件的出现，它们对现代会计师来说不再有效和相关。建筑公司用纯Excel进行跟踪、管理和问责的日子即将结束，移动和基于云计算的时代即将到来建设软件取代它的位置。
如果你继续在你的建筑公司使用Excel预算模板或其他电子表格，你的项目可能会遭受严重的和可以避免的低效率。Excel和电子表格不应该再是你的建筑技术套件的一部分。相反，切换到移动施工软件，以提高您的项目生产力。下面，我们将解释在你的组织中使用Excel的一些主要缺陷，以及如何以及为什么你应该转而使用建筑生产力软件(CPS)。
Excel的致命弱点
无论何时，我们打赌你必须“学习”使用Excel。我们中的一些人早在高中就学会了，一些人在大学里上了一门课，还有一些人只是在谷歌教授和试错学校的指导下学习的。无论你对Excel的研究有多深入，当有人向你提到下一个Excel“杀手”时，你很可能会感到恐惧。“你是说我需要重新学习如何使用excel之类的东西?”
我们明白了。你很可能花了很多时间来达到基本的Excel熟练程度，你可能至少对这个工具感到有些舒服，也许对它有保护作用。尽管如此，这个程序还是有一些严重的缺陷，而不是你对软件的忠诚。
人为错误:人为错误
错误时有发生，作为人类，我们远非完美。然而，当业务文档中出现人为错误时，可能会产生巨大的影响。在短短2012年的一个例子在2012年伦敦奥运会期间，由于Excel中的一个按键错误，导致主办方超额销售了1万张游泳比赛门票。如果你认为这只是一起奇怪的事件，那你再想想吧。摩根大通(JP Morgan)和房利美(Fannie Mae)等其他公司因Excel错误而损失了数十亿美元。如果你有一个电子表格，很有可能你至少有一个错误。这个问题非常普遍，根据卡耐基梅隆大学的一项研究，大约94%的电子表格存在错误．
在一个大型建筑项目中，一个小的数据输入可能会很容易地使您的公司损失数百万美元，甚至数十亿美元。一个手指的滑倒可能会导致你错误地引用材料，低估劳动力成本或造成大量的调度混乱-这些都不会帮助你实现长期的最佳效率。另外，施工软件可以提供基本的检查和平衡系统，这是您当前的Excel电子表格和预算模板无法保证的。使用易于使用的系统和模板，并且已经为构建项目量身定制，如果忘记了某个功能中的关键步骤，您不必担心。
那些卓越专家和我们其他人:可用性差距
好吧，说真的。谁不需要在每次创建数据透视表或甚至是稍微复杂的函数时都启动谷歌搜索呢?一般来说，Excel用户可以明确地分为两类用户:Excel专家和普通用户。这两个群体之间的分歧证明了Excel在可用性上存在很大的差距。有些人对这个程序了如指掌，可以在睡梦中用Excel创建一个建筑预算模板，而另一些人则在需要添加任何非基本功能时感觉自己在方向盘后面睡着了。
如果你是那些觉得自己并不完全了解微软软件的人之一，不要感到尴尬。Excel是一个强大的工具，但它并不适合所有人，而且它还不够直观。另一方面，正确的建设生产力软件有助于平衡可用性竞争环境。具有简洁友好的界面，施工效率软件喜欢PlanGrid便于所有团队成员访问和使用，从所有者到现场工作人员。当每个人都可以使用并轻松地查看来自同一软件的信息时，技术的采用和项目的生产力都会提高。
这些提交的东西到底是什么?:缺乏行业知识
虽然Excel是一个强大的程序，但它只是一个通用的工具。该软件不是为建筑商的独特需求量身定制的，它完全取决于用户使其工作。要让技术真正帮助建筑行业，它必须了解建筑商使用的信息。建筑生产力软件适用于建筑商，因为它是专门为建筑行业设计的。
即使你可以从Excel中挤出一些项目所需的信息，如果出了问题，你该给谁打电话?提示:不Excel-busters。即使是最好的Excel支持专家，如果他们不真正了解您在建筑业务中的需求，也很难为您提供有价值的指导。或者，如果您拥有合适的构建软件，那么您将拥有合适的培训和支持团队，以便在您最需要的时候提供帮助。
输入并重复:手动输入
你能计算在Excel中手工输入数据所浪费的时间吗?这取决于你的工作角色，甚至可能一周累积几个小时。许多施工管理员经常需要使用相同的信息更新多个电子表格，因为软件无法通信，甚至无法与自己通信。如果你只在项目、人事或预算跟踪中依赖电子表格，那么手工强度会使你的项目出现大量的不一致和问题。
在建筑行业，缺乏Excel的自动化尤其会让人筋疲力尽。仅举一个例子，编译所花费的时间提交手动在Excel中可能需要几天，甚至几周的时间。然而，使用某些构建软件，您可以开始自动化这些以前令人望而生畏的手动任务-具有高度的准确性和一致性。比如，普兰格的自动提交日志帮助项目团队在几分钟内创建一个提交日志。想象一下，如果您能够以最小的努力安全地自动化某些过程，您可以节省多少时间，并减少多少风险?基本上，所有项目都可以从CPS只能提供的某些自动化特性中受益。
谁更新了单元格B3?:没有合作的空间
虽然您可以访问一个共享驱动器，其中包含所有重要的电子表格，供公司内的多个人员访问，但Excel文档实际上并不是为多人使用而制作的。该平台严重缺乏项目干系人沟通和协作的能力。即使团队成员都在一起努力更新单元格，也没有办法实时知道发生了什么变化。此外，除非您保存了一个电子表格的多个版本(另一个令人头痛的问题)，否则用户只能看到一个版本，并且无法参考新的更改。除非你明确地告诉他们，否则你的团队成员知道你对项目跟踪表进行了更新是瞎猜的。
另一方面，假设你在现场，注意到需要更改或注意的事情。如何在Excel表格中获取这些信息?我们猜你很可能要等到你回到办公室或拖车里，打开电脑，希望你已经做了足够的心理笔记来正确地做出改变。对于需要持续监控进度和变化的项目来说，Excel缺乏移动性也使其成为一个效率低下的程序。使用移动施工软件，不仅可以在现场轻松进行更改，而且可以实时通知团队对其个人工作职责至关重要的项目更改，从而确保项目高效地进行。
黑客♥Excel:安全性差
你的Excel文件放在哪里?最有可能的是，它们直接在你电脑的硬盘驱动器或公司范围内的共享驱动器上。即使你是唯一一个访问你电脑文件的人，或者它有密码保护，你的文件也远不安全。考虑一下复制和分发Excel表格是多么容易。如果你有重要的或机密的公司或项目数据，在黑客看来，你实际上是戴着一个闪烁的标志，上面写着:“嘿，来偷我的数据吧。”即使不考虑被盗的风险，Excel也不安全，因为你很容易在一秒钟内因为硬盘崩溃或不经意的同事按下删除按钮而丢失所有数据。
如果还没有，安全应该是你的建筑公司的一个主要问题。正确的施工软件为您最关键的项目数据提供增强的安全性。如果你正在转向建筑软件，确保你选择的是移动软件基于云的项目管理增强安全性。另一个需要考虑的问题是SSO集成，这是您的IT部门稍后会感谢您的一个特性。
何时该更换Excel预算模板?
如果你还没有意识到，现在你已经知道了Excel的一些缺点。然而，您可能仍然在想，“但是我喜欢excel，我真的需要转换吗?”那么，你先回答这个问题吧:在你使用了众所周知的通信技术——电子邮件之后，你还会回到手写笔记、备忘录和频繁给同事打电话的状态吗?我们猜这是一个响亮的“不”。
如果你仍然不相信，这里有一个简单的测试，可以知道你是否应该把你的Excel预算模板、日程安排、项目跟踪电子表格等换成建筑生产力软件:
- 你的公司有很多数据
- 您需要用户控件—或者换句话说，您只希望某些人查看和编辑某些数据
- 您的项目成功取决于实时的领域更新
- 您的系统和软件可以“交谈”，或者共享和分析数据
- 你的公司正在成长——要么是员工增多，要么是你承担了更多的项目
如果你符合上面的一个或多个，我们猜你已经做到了，那么是时候做出改变了。Excel不再能够处理所有复杂的构造。采用建筑软件的时机已经到来，但是从哪里开始呢?
技术交换:如何开始切换到CPS
从你的Excel预算模板到现代建筑软件的转变不是一夜之间发生的。然而，有了正确的目标、团队和计划，这种转变并不一定是一项艰巨的任务。这里有一些你在转换工作时应该考虑的事情:
选择，选择…选择:找到合适的软件
你的公司运作方式和项目管理方式可能与你的竞争对手略有不同。因此，您的需求可能需要与下一家公司不同的构建软件解决方案。首先确定公司的个人需求，并确定谁需要查看和编辑项目数据。从这里开始将帮助您确定并缩小CPS应该具有的关键特性。如果你只有两三个选择，选择软件公司提供的任何试用和演示——如果你能咨询一位真正的销售代表就更好了。此外，不要忘记询问每天实际使用该软件的各种团队成员的意见。您将希望购买对整个团队有利的软件，而不仅仅是现场或预告片。
旧的离开，新的进入:向CPS过渡
一旦您为您的公司选择了合适的软件，真正的乐趣就开始了——这取决于您如何看待它。在你把谨慎置之不顾，直接跳到一个全新的系统之前，开始创建一个项目计划。获得领导和员工的支持，组建一个专门的项目团队来帮助促进轮班和计划培训。所有这些因素将有助于您的员工采用技术——成功地从您的软件中看到ROI的关键因素。当涉及到转换实际数据时，请确保您确切地知道需要从电子表格传输到CPS的内容。最后，让你的员工对他们自己的数据传输负责，并给他们关键的交付日期。
请记住，从你的施工Excel预算模板，进度跟踪器或其他项目表切换并不一定是完全压倒性的。有了正确的计划和制度，转型将相对轻松。
需要更多成功实施新技术的技巧吗?查看:专家分享成功实施建筑技术的秘诀
告别你的Excel预算模板
默哀片刻，对Excel说再见，至少对你的业务来说是这样。我们保证你永远不会回头。但说真的，是时候在你的公司好好管理一下Excel了。如果你想在建筑业中脱颖而出，是时候摆脱你的excel预算模板和项目管理跟踪电子表格了。所以，扔掉你的电子表格，采用真正能提高你工作效率的软件吧。
