恩典埃利斯
各种规模的项目建设面临着大量文档。形式。合同。报告。计划。许可。的例子不胜枚举。
遗留pen-and-paper-based系统导致过时,断开连接,甚至混乱的信息。值得庆幸的是,纸和笔行业的出路。不过,没有良好的数字系统,管理所有这些文档的任务可以很压倒性的和混乱。
想想看:寻找文件消耗35%的建筑专业人士这样的研究表明,最优活动成本建筑业每年超过1750亿美元的劳动力成本。这是一个大量的时间和金钱。
幸运的是,有一些工具可以帮助文档控制。如果你目前使用手动或脱节的流程,管理文书工作做自己(和你的整个团队)一个大忙,利用一个更全面的文档管理系统,让您轻松掌握你所有的施工文档。
寻找更多的施工文档控制最佳实践?得到10有效技巧在我们的博客。
寻找在一个文档管理系统
并不是所有的文档管理系统都是平等的。如果你想要简化流程,更好地处理所有与项目相关的文书工作,一定要留意以下特性和功能:
公共数据环境(CDE)
CDE充当中央,基于云计算的系统,使您可以收集、存储、管理和传播施工图在整个项目生命周期。CDE是非常有益的,因为建设项目经历多个阶段和团队需要不断保持一致。
当你所有的文件在一个地方生活,利益相关者可以快速访问所需的信息来执行,所以这个项目可以及时前进。
高级搜索
你的文档管理系统必须使信息容易找到。除了提供存储和组织特性,您选择的解决方案应该提供强大的搜索功能,用户可以快速地找到他们所需要的数据和文档。
理想情况下,您的解决方案应该有功能,如光学字符识别(OCR)——技术转换输入,手写或打印文本到machine-encoded文本。OCR-powered系统可以扫描文件,说明书,标签,和模型,使它微风搜索各种文件和文件类型。
自动化和人工智能(人工智能)
是有原因的传统文档管理需要很多时间:有很多步骤参与其中上传,命名,标签,和组织文件。
在某些情况下,股东还需要审批文档。手动执行这些任务不只是吃你的团队的时间,它还介绍了人为错误的空间。
这就是为什么你应该选择一个系统能智能地参与文档管理自动化乏味的任务。例如,一些解决方案可以自动标记你的照片,使它更易于组织、发现和检索图像。
尝试
建设项目非常动态,常常需要一些团队成员之间来回忙碌的工作,或去办公室和字段。
因此,你需要一个移动友好的解决方案,可以跟上你。这样,你有所有你需要的文件在你的口袋里,可以检索他们无论你在哪里,而不是强迫你回办公室或拖车上发现一台电脑。
灵活的权限级别
权限和访问数据应当在个案基础上处理。某些材料必须保密,而其他文件应该与更广泛的团队共享。
为此,如何设定一个文档管理平台,让你完美的平衡之间的数据安全性和可访问性。选择一个解决方案,提供灵活的控制可以格兰特和限制特定个人或基于每个团队成员的角色和责任。
集成功能
它很好使用多个应用程序管理文件,如果你的应用程序集成。你选择哪个方案,保证系统可以无缝连接和数据流自动。
这样做,你可以保持你的文档同步,而不是处理重复的和过时的信息。
顶级科技工程文档管理解决方案
现在我们已经介绍了如何寻找在一个工程文件管理系统,让我们回顾一些在市场上最高的解决方案。
Autodesk文档
Autodesk文档支持你的文档管理需要在项目的所有阶段。无论你是2 d和3 d的浏览和组织设计或文档,需要放在一起营业额Autodesk文档有你覆盖。江南足球直播在线观看
解决方案还提供了直观的文档控制功能,包括结构化的文件夹以及过滤和搜索工具。Autodesk文档使协作微风由于内置的分享,评论,和标记功能。工具和健壮的许可,可以促进团队协作的前提下文件安全。
Cloudsfer
迁移文档和文件可能非常困难,尤其是如果你有很多。但由于Cloudsfer,数据迁移没有痛苦。你是否从内部解决云或需要将文件从一个云平台迁移到另一个,Cloudsfer可以帮你复制、转让、或备份你的文件。
它还提供了多用户迁移到让你的整个团队到您的新系统更快。Cloudsfer让你保持你的原始用户权限和安全水平,所以他们毫不费力地切换至新系统。
Cloudsfer最近推出了一个新的解决方案同步建设项目对各种集成数据。Cloudsfer允许消费实时事件而镜像数据同步到你渴望的目标。
+,软件给你完全控制如何处理文件已经存在于你的目标云系统,以防止重复。
,如果你使用多个应用程序商店或管理你的文件,你会很高兴知道Cloudsfer——连接各种解决方案包括主要建设软件这意味着你可以在不同的解决方案迁移数据。
DocuSign
让合适的人签署必要的施工文件建设是必须的。项目往往不能前进不需要签名,这就是为什么团队必须找到方法来简化过程的评审和批准文件。
DocuSign帮助你做到这一点,可以实现eSignatures。不需要打印或邮件文件。DocuSign,数字签名处理,方便各方审查和签署文件,甚至在不停的移动设备。
为达到最佳效果,DocuSign连接到施工管理平台所以,你可以很容易地发送和上传签署文件从你的软件建设。
护墙板
你管理项目文档使用多个应用程序吗?护墙板可以帮助你保持组织。简单的连接你所有的数据源(包括存储平台和建筑管理系统)然后火车上的软件文档应该如何由配置工作流管理,审查水平等等。
护墙板是非常友好和甚至有语音功能,让你搜索文件只要说出您的需要。认为功能的移动智能助理像Siri或Alexa;只是告诉墙裙你需要什么(例如,“给我最新的HVAC文档”)和应用程序将检索文档给你。
360同步-应用软件
另一个伟大的团队在他们的项目中使用多个系统的工具,软件的应用360年同步简化文件和文档管理,让您同步项目文件和从不同的应用程序。
只是设置文件的来源和目的地,然后安排当你想让你的文件同步。360同步自动在后台,使文件管理工作。这样,你不需要花几个小时手动转移文档和处理重复的或过时的信息。
大多数的软件,一定要确定你所有的文件和来源集成360与你同步施工管理解决方案所以你所有的文档都保存在检查。
公司
如果你和你的团队使用前景,看看公司——电子邮件归档解决方案,使用预测申请功能自动化如何组织和管理项目相关的邮件。
解决方案文件消息连同其他客户和项目文件,使它简单的组织信息。公司也有一个索引邮件搜索功能,减少所花费的时间查找特定消息和附件。
得到最大的公司,集成的软件你使用它来管理建设项目。这样做将使应用程序文件系统项目的电子邮件,所以你可以花更少的时间搜索你的收件箱,投入更多的精力转向高价值的活动。
欧特克建筑云连接
欧特克建筑云连接(ACC)连接允许项目利益相关者之间建立自定义工作流Autodesk建设云计算和数以百计的其他系统。
例如,ACC允许您定制和连接自动文档来自不同来源的数据聚合,如盒子,Egnyte,或者微软SharePoint,让这些文档Autodesk建设云。,相反,它可以自动从Autodesk建设云出口项目文件归档和备份到云存储解决方案的目的,而标准化的数据同步,组织和格式化。
ProjectReady
当你与不同的团队合作和企业在多个解决方案,ProjectReady能帮助每个人保持在相同的页面上。该解决方案提供了一个集成数据环境(IDE)来实现跨平台合作少头痛。
ProjectReady使数据可以在不同的平台和自动数据同步,项目管理和工作流。它与主要建设集成软件并且可以帮助所有利益相关者保持联系不管他们使用什么程序。
控制你的文档
仅仅因为项目涉及大量的文档,并不意味着你必须埋葬自己在堆积如山的数字文件。通过采用健壮的解决方案,您可以保持组织,更快找到你所需要的信息,并最终取得更快的进步与您的项目。
准备好更好的工程文件控制吗?了解更多关于Autodesk文档。
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