卡西布斯托斯
在所有阶段的建设,会议对项目的成功至关重要。他们提供了一个时间合作通过将多个团队成员和利益相关者一起检查行动项目,协调活动,提出建立一个计划解决的问题。
但有时身体将人们聚在一起并不是一个选项。新时代的社会距离,面对面的会议是不可能的。因此,虚拟会议将变得越来越依赖建筑业企业采用更多remote-friendly实践并限制现场安全问题的会议。但是,虚拟会议在建设成功,他们仍然需要提供相同的,如果不是更多,参与利益相关者价值项目向前进步。
更重要的是比以往任何时候都能够有效的管理和运行虚拟会议。今天这里有五个提示来帮助你。
1。沟通新的期望
类似于通常会做什么在你第一次协调或OAC会议,确保预期建立和传达新的虚拟会议格式。如果与会者了解新会议的期望和过程风格,他们会更倾向于参与和适应它。
2。选择正确的技术
会议工具可供选择的数量可以是压倒性的。确保你选择正确的技术,列出关键的功能,你需要让你的会议成功。例如,选择一个技术,允许视频会议时减少面对面的会议是很重要的。这将允许团队成员继续感觉连接到团队和过程。以使人们参与虚拟会议期间很高兴有能力为他人屏幕共享或使用注释标记和白板等工具来帮助解释他们的思路过程,某些项目。
关键是,合适的工具取决于您的需求。一旦选择,是理想的集中文档和记录一个软件对你的公司或项目使用。也记住tech-savviness各不相同。确保它是清楚受邀者应登录到会议,如果他们事先需要注意的任何特殊的指令。这将有助于缓解过渡。
为查尔斯·佩里伙伴,Inc . (CPPI),这意味着培训员工远程跨多个平台。根据约翰·韦弗,CPPI项目总监”,每一个视频会议和会议工具的作用有点不同。让员工建立并运行在多个平台上,我们必须通过这些工具的细节和功能建立一个运营协议。一旦我们解决了礼仪,事情开始顺利进行。”
最后,不要低估了安全。随着越来越多的项目和公司文档和在线交谈,咨询你的IT团队安全认证和实现。
3所示。创建清晰和可访问的议程
它似乎是一个无需用脑的事,但放在一起提前一个明确的议程和分发是举行生产会议的关键。Word和Excel是常用的工具,但它们使团队成员更难访问和跟踪变化。
更健壮的会议分钟软件女子360年的会议工具集不仅有助于团队规范他们的议程和分钟的格式,但能够附加文件,图纸,或者模型来会议记录和项目增加关键信息的可访问性,并使它简单的访问在会议期间。议程和分钟可以很容易地导出到PDF分布和自动访问被邀请者参加女子360人访问。
“我们使用BIM 360会议记录一切在我们的会议。工具是流体和meeting-friendly。我们可以很容易地共享一个屏幕,打开文件,并调整会议议程,”约翰说。
“这也是伟大的,它与我们的项目管理模块。我们可以很容易地访问提交rfi直接从会议纪要”。
山姆·阿拉伯CM-BIM工程& BIM服务主任Torcon公司还补充说,“会议纪要接口非常容易理解。auto-numbering等功能和无缝后续创造,你的会议纪要在整个项目中更加一致。”
4所示。参与,捕捉决策,建立问责制
虚拟会议,你将永远运行参与者变得不那么投入的风险或忘记说,因为它很容易分心,尤其是在家工作。来减少这种风险,使会议形式对话,告诉参与者使用chatbox如果他们不能插嘴。
谈话时流动,关键是让人们详细分钟为与会者捕获和跟踪问责决定引用以及用于审计。像BIM 360这样的工具,这一过程变得轻松。集中的所有会议记录和组织在360年女子,保持准确的历史记录用于审计和提供会议受邀者提供他们需要的信息,当他们需要它。
布拉德扣,CPPI技术主管,指出公司受益于使用BIM 360会议的工具集中的笔记和信息。”,而不是一个文件搜索树,在这里在一个平台上的数据。如果你需要讨论射频识别,您可以轻松地打开项目管理模块,发现一切整合在一个平台上。这是一个很大的好处,使我们的会议无缝运行。”
5。要求反馈
最好的方法来确保你的会议是生产要求定期反馈。随着越来越多的员工比以往任何时候都插入虚拟会议,这是一个机会对于所有公司要求反馈,基准,建立最佳实践。请求反馈可能非常简单,比如一个非正式会议,甚至一个匿名调查。但要求反馈和实施更改会议过程中,你一定会看到改善。
今天建立虚拟会议的最佳实践
希望我们不要遇到像我们现在在另一种情况,但是如果我们做,拥有正确的实践和技术来支持虚拟会议会让你很快适应。团队用工具和标准虚拟会议今天将受益到未来。
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