恩典埃利斯
如何一劳永逸地控制你的施工文件
你是否曾经寻找过某种你知道存在却找不到的东西?看似藏起来的鞋子或书，过了一段时间才会露出来(通常就在你第一次看的地方旁边)。不幸的是，这种紊乱是生活的一部分。在建筑中，这种混乱似乎是常态，尤其是在文件方面。由于记录分为纸质和数字、办公室和现场、利益相关者和员工，难怪存在如此多的错误和返工。
然而，没有人愿意选择这种混乱。但是随着更多的团队加入到一个项目中，工作变得更加复杂，人们变得更加忙碌，组织往往会被搁置一边。因此，建筑行业中有相当数量的公司施工文件控制不力。此外，这也解释了原因35%的建筑专业人士时间花在寻找项目信息上，这代表了生产力的下降。事实上，这种非最优活动在2018年给该行业带来了超过1750亿美元的劳动力成本独自一人．
那么，如何解决这个常见但成本极高的建筑挑战呢?
虽然解决方案很简单，但它可能并不一定容易:良好的施工文档控制。然而，在您将其付诸实施之前，有必要了解基本原理。
施工文件是指详细规定建设项目工作范围的计划、规范、变更令、修订和其他有关资料。
在我们的博客中，我们将定义什么是掌握施工文件控制，以及成功的10个必要实践。
什么是施工文件控制?
那么控制施工文件意味着什么呢?好问题。
根据conpsys的说法，它的目的是“加强对文档的创建、审查、修改、发布、分发和可访问性的受控过程和实践。”此外,良好的文件控制“确保在组织内的正式使用地点提供的文件得到用户的信任，并包含最新的、可靠的、经过检查的和正式批准的信息。”
这意味着文件和信息应符合以下标准:
- 确保您的文档得到管理和组织
- 包括从设计，江南足球直播在线观看rfi，规范，穿孔列表、合同等
- 将文档存储在每个工人和涉众都可以访问的地方
- 确保在项目完成后仍然可以访问，以便业主，翻新者以及运营和管理人员可以在以后使用它
考虑到建筑在设计、建造和运营期间的更新频率，文档控制既难以维护又至关重要，这并不奇怪。江南足球直播在线观看
施工文件控制失败怎么办?
当团队和涉众没有认真地进行施工文件管理时，混乱的结果是相当可怕的。除了上述统计数据，以下是其他一些缺点:
浪费时间
当员工寻找不容易追踪到的信息时，他们就不会把时间花在真正能带来公司利润的活动上。根据FMI和欧特克的报告，建筑专业人员平均每周浪费5.5小时寻找项目计划和信息。14%的非最佳活动花费在重新查找和重新阅读已经传播的信息上，而这一比例超过了三分之一。
这些活动本质上代表着返工，不是体力上的，而是脑力上的。这是之前这会造成情绪上的损失，这往往会进一步侵蚀生产力。然后是实际返工。
返工
糟糕的施工文档控制会导致大量的版本混乱，在这种情况下，团队会根据错误的信息集进行工作，并且交易无法协调。当这种情况发生时，就会出现错误，工作必须重做。这让每个参与者都非常头疼，更不用说它会破坏整个项目的预期时间表和预算。
成本和进度超支
修复错误会浪费大量的资源。这意味着更多的材料和更多的劳动力，这反过来又意味着更多的预算，更多的时间和恐惧超支．不用说，这让人们很不开心，这经常导致……
诉讼
当文件不完整，并且出现错误时，诉讼可能会引发冗长的争议。建筑业是法律纠纷最激烈的领域之一。请注意，诉讼也可能花费你更多的钱。它们还会损害你的声誉，阻止客户与你合作，打断你的工作流程，甚至中途终止项目。这种浪费的时间、金钱和公众地位可能会毁掉一家公司。
优秀施工文件控制的10个技巧
好消息是什么呢?事情并不一定要这样。采取必要的步骤来实践良好的文档控制可以带来大量的好处，包括:
- 减少错误和返工
- 降低风险
- 提高项目效率和协作
- 减轻行政负担
虽然施工文档控制一开始可能会让人望而生畏，但它是对旧系统实现新方法的一个相对简单的过程。想了解更多关于施工文件控制的知识以及如何在您的公司实现它?让我们来看看10种最好的方法来实现现在和将来都有效的系统，这样你就可以保持你所知道的良好声誉。
1.从企业文化开始
如果你不首先让你的员工了解质量施工文件控制的重要性，那么实施新系统是不可能的。这就决定了你是几天早点回家，还是一次又一次地在工地上待到很晚。这是按时完成项目和超时工作的区别。换句话说，它是所有的区别。
首先，你可能会遇到老员工的抵制，他们20年来一直以同样的方式工作。当这种情况发生时，努力引导这些员工了解其好处，并确保你听取了他们的反馈，因为他们很可能是你的超级用户。这可能需要在更新系统或获得全新系统时进行一些定制培训，但这是值得的。
确保管理人员也有类似程度的支持，因为他们可能会帮助你将新系统或流程推向巅峰。
2.找到合适的人来管理系统
作为向适当的施工文件控制的文化转变的一部分，每个员工都感到有权对文件管理的成功负责是至关重要的。但是，虽然团队中的每个人都应该参与到文档控制的成功中，但有一个关键联系人来做出任何更改和监督是至关重要的。
该联系人可以排除潜在问题，建立模板并保持工作流程的运行。他们还可以识别那些没有遵循新程序的员工，并帮助他们回到正轨。最后，他们应该是您正在使用的系统的专家，因此如果需要，他们可以作为内部参考点。
3.评估你目前的系统
如果您认为您的施工文件控制系统是可靠的，请问自己以下问题:
- 使用起来方便快捷吗?任何人在使用它时都能立即追踪到信息吗?
- 它在任何地方都可以访问吗?地下和高处，偏远和拖车边?
- 它是基于云的吗?它是否适用于移动应用程序?
- 它是否可扩展?当你承担更多的工作时，它能随着你的团队一起成长吗?
- 如果有必要，它能随你缩减规模吗?
- 你能快速添加新的利益相关者并删除其他利益相关者吗?
- 它安全吗?你能让合适的人进来，把不合适的人拒之门外吗?
- 它重视客户支持吗?提供商是否能够快速解决您的问题?
如果你不能对以上所有问题都说“是”，那么是时候评估你的施工文件管理并建立一个更好的系统了。
4.旧的去了，新的来了
重要的事情先做:扔掉纸张。我们再重复一遍:扔掉纸张．到处都是散乱的树叶、打印纸、蓝图和备忘录，几乎不可能实现良好的施工文件控制。
文档杂乱无章的其他罪魁祸首包括Excel等系统和对电子邮件的严重依赖。脱节的电子邮件链对文档管理没有帮助，附件很难追踪，而且几乎没有正确的版本。事实上，对电子邮件的依赖可能会影响你的工作效率。Excel也是如此。向数字化发展基于云计算的系统是实现施工文件管理的必由之路。
5.找到你的新系统——标准化
有一个施工文件控制系统来集中管理文件是至关重要的。在评估软件选项时，问问自己它是否符合上述标准。如果你有一点点不确定，就不要去做。
一旦您有了符合标准的正确系统，就可以尝试实现标准化。这个过程可能会比您预期的慢，但随着时间的推移，让您的整个项目和公司使用相同的模板在相同的系统上工作是非常值得的——没有例外。
6.建立工作流程
精简和标准化的工作流对施工文件控制至关重要。从工作流程的角度出发，通过以下几个问题来确定什么最适合你的公司和项目:
- 应该如何更新更改?
- 谁需要审核和批准?
- 谁会收到更改通知?
- 在你的新系统中，谁能做什么?
对于一家公司来说，没有正确的答案;它完全取决于您当前的结构，甚至可以根据项目的不同而有所不同。虽然工作流应该是结构化和可控的，但保持一定的灵活性也很重要，这允许您在发生变化和问题时有效地处理它们。一旦你有了一个系统，就要坚持下去，在必要的时候培训员工。
7.创造一个单一的真理来源
创建一个真理的单一来源是施工文件控制的必要条件和最显著的效益。这意味着，如果员工需要最新的文档集，他们可以放心，当他们在您的系统中搜索它时，这正是他们所找到的。每个人都可以看到这些变化，并确切地知道这些变化所包含的内容。访问历史文档仍然是可用的，但很清楚哪些是新的，哪些是旧的。
8.依赖自动化
要使文档控制起作用，您不仅需要所有的信息，还需要正确的信息。虽然手动输入可能更安全，但这会打开文档并为错误制定计划。寻找可以为您实现自动化的高级解决方案，无论是组织现有文档的简单解决方案，还是将规范书转换为文档的复杂过程以分钟为单位提交．
自动化减少了文档控制的管理负担，同时使事情更加准确，所以只要有可能，就为您使用它。
9.让你的集成工作有序
您可能正在为构建中的文档和数据使用多种解决方案。这完全没有问题，因为有些系统只服务于一个利基，但对整个过程至关重要。解决方案不是移除专门的系统，而是确保它们能够相互通信。
这又回到了建立你唯一的真理来源。毕竟，如果文档在多个地方，有人可能会处理错误的东西，而更改不会反映在其他地方。这可能会由于数据和信息孤岛而产生大量的返工和错误。
当然，答案是能够在现有软件系统之间进行通信的构建文档控制。仔细考虑您拥有的系统以及可以在哪里进行集成。现有的解决方案可以使软件连接更容易，并帮助集中项目数据和文档。
10.以持续改进为目标
建立施工文件控制体系不是一劳永逸的事情。它需要在你的公司和员工的基础上不断培育和发展。你的目标应该是一个持续的改进，而不是一个完美的解决方案。定期评估当前文件控制系统的进展情况。
确保你和所有你的员工，尤其是现场员工，了解工作进展情况以及他们提出的改进建议。这样，你不仅会获得买入，还会永远持有它。
一步一步地进行施工文件控制
同样，虽然上述策略一旦制定就很容易维持，但一开始必须慢慢来。否则，你可能会感到困惑、精疲力竭，还会遭到经理和员工的反抗，他们会对所有的新变化感到不知所措。在你实施这些策略之前，与利益相关者会面并讨论它们，然后让他们知道接下来会发生什么。这将简化每个人的过渡，并确保一个梦幻般的施工文件控制系统的生活。
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